文書組業務執掌

文書組長

1. 承辦公文拆封、分文、編列檔號。

2. 承辦發文校對、蓋印事項。

3. 承辦印信典守：

(1)判行文件蓋印。
(2)簽准蓋印之文件。
(3)印信申請製(換)發啟用拓模及撤銷等。

4. 承辦公文歸檔及檔案管理。

(1)檔案工作之執行。
(2)借調檔案之處理。
(3)檔案分類及保存年限區分表之執行。
(4)彙送檔案目錄報表至國家檔案局。
(5)歷年檔案回溯建檔。
(6)擬燬檔案卷清冊之建檔。

5. 審核公文查催事項：

(1)逾期未結公文催辦追蹤查核。
(2)積壓公文責任之追究及議處。
(3)每月公文處理時效統計表及半年報表總檢查考核。

6. 承辦校務會議議程、資料彙整、通知及紀錄。

7. 行政會報、處室會報議程、資料彙整、通知及紀錄。

8. 辦理學校基本資料之建立與陳報。

9. 校務計畫行事曆彙整。

10. 審核有關文書事項。

11. 其他交辦事宜。

文書組書記

1. 承辦公文收發、登記、編號：

(1)收文編號登記、繕打三聯單、分發給承辦人。
(2)發文編號登記、繕打發文稿。
(3)發文裝封、填妥郵遞住址、錄號及檢查。

2. 承辦公文郵件及郵寄遞送：

(1)郵寄文件類別之審定。
(2)發郵文件過磅並黏貼郵票。
(3)郵票簿及送郵清單之登記。
(4)郵票管理及郵資之請購統計。

3. 每月公文處理時效統計表及半年報表之調製。

4. 填報公文電子交換數量統計表。

5. 彙送檔案目錄報表至國家檔案局。

6. 重要會議議程及紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。

(1)校務會議議程及紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。
(2)行政會報、處室會報紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。 (行政會報之議程及書面報告由各處室自行繕打)。

7. 協助清理歷年檔案回溯建檔。

8. 擬毀檔案協助建檔。

9. 已報銷毀檔案之焚毀處理。

10.承主任、組長交辦事項。